Gedragscode bestuur

Het bestuur van de Loopgroep Zuid te Rotterdam (LGZ) besluit:

  • Overwegende dat LGZ de beginselen van het programma Goed Sportbestuur van NOC*NSF wenst te onderschrijven;
  • Overwegende dat bestuursleden van LGZ een specifieke verantwoordelijkheid hebben voor het handhaven van de (bestuurlijke) integriteit en de reputatie van LGZ en dus dienen te verzekeren dat in hun gedrag deze specifieke verantwoordelijkheid tot uiting komt;
  • Overwegende dat bestuurlijke integriteit inhoudt dat de verantwoordelijkheid die met de functie samenhangt, wordt aanvaard en dat er de bereidheid is om daarover verantwoording af te leggen, zowel aan collega- bestuurders als aan de leden van LGZ.
    tot het vaststellen van de volgende gedragscode voor de leden van het bestuur van LGZ.

Artikel 1. Toepassingsgebied
Deze gedragscode geldt voor alle leden van het bestuur van LGZ, inclusief door het bestuur en de leden ingestelde commissies. De gedragscode is openbaar en door derden te raadplegen. De leden van het bestuur ontvangen bij hun aantreden een exemplaar van de gedragscode. Over gevallen waarin de gedragscode niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is, vindt bespreking plaats in het bestuur van LGZ.

Artikel 2. Grondbeginselen

  1. Een bestuurslid wordt geacht onder alle omstandigheden zodanig op te treden dat de belangen van LGZ en de aan haar gelieerde leden, niet worden geschaad dan wel de integriteit en reputatie van LGZ en haar leden in twijfel kunnen worden getrokken.
  2. Van ieder bestuurslid wordt verwacht dat hij eerlijk, onafhankelijk, onpartijdig, discreet en niet gedreven dooreigenbelang handelt en dat zij iedere situatie vermijden die tot persoonlijke belangenconflicten aanleiding zoukunnen geven.
  3. Ieder bestuurslid is verplicht aan het bestuur van LGZ verantwoording af te leggen over zijn gedragingen alsbedoeld in deze gedragscode.

Artikel 3. Belangenverstrengeling

  1. Bij zakelijke transacties voorkomt ieder bestuurslid (de schijn van) bevoordeling of enig ander handelen in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen.
  2. Ieder bestuurslid dat familie- of vriendschapsbetrekkingen of anderszins persoonlijke en/of zakelijke betrekkingen heeft met een aanbieder van diensten aan LGZ, onthoudt zich in voorkomend geval van deelname aan de besluitvorming over de betreffende opdracht.
  3. Een besluit tot gunning van een opdracht aan een aanbieder van zaken of diensten aan de LGZ, waarmee eenbestuurslid een familie- of anderszins persoonlijke en/of zakelijke betrekkingen heeft, behoeft de voorafgaande goedkeuring van het bestuur van LGZ.
  4. Een bestuurslid neemt van een aanbieder van zaken of diensten aan LGZ geen zaken of diensten aan die zijn onafhankelijke positie ten opzichte van de aanbieder kunnen beïnvloeden.

Artikel 4. Nevenfuncties

Een bestuurslid vervult geen hoofd- of nevenfuncties waarbij strijdigheid is of kan zijn met het belang van LGZ.

Artikel 5. Informatie

  1. Een bestuurslid gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn functie beschikt. Hij verstrekt geen vertrouwelijke informatie aan derden die tot deze informatie niet gerechtigd zijn.
  2. Een bestuurslid maakt niet ten eigen bate of voor zijn persoonlijke betrekkingen gebruik van in de uitoefening van zijn functie verkregen informatie.
  3. Een bestuurslid houdt bij het uitoefenen van zijn functie geen informatie achter, tenzij deze informatie een vertrouwelijk karakter heeft dan wel in de onderhavige situatie niet opportuun is.

Artikel 6. Bestuurlijke uitgaven/onkosten

  1. Bestuurlijke uitgaven en onkosten worden uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond dan wel deze uitgaven en gemaakte kosten binnen de geldende regelingen voor vergoedingen in aanmerking komen.
  2. Ter bepaling van de functionaliteit van bestuurlijke uitgaven en onkosten geldt dat met de uitgave het belang vanLGZ is gemoeid en dat deze voortvloeit uit de functie van het bestuurslid.

Artikel 7. Declaraties uitgaven/onkosten

  1. De bestuurder declareert geen kosten die reeds op andere wijze worden vergoed.
  2. Declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde administratieve procedure.
  3. De secretaris van LGZ is verantwoordelijk voor een deugdelijke administratieve afhandeling en registratie van declaraties.
  4. In geval van twijfel omtrent een declaratie, wordt deze voorgelegd aan het bestuur van de LGZ.
  5. De bestuurlijke uitgaven en onkosten, alsmede de declaraties worden jaarlijks gecontroleerd door de kascontrolecommissie van LGZ, die daarvan verslag uitbrengt aan het bestuur.

Artikel 8. Bankpas(sen)

  1. De secretaris van LGZ draagt zorg voor het aanvragen, verstrekken en intrekken van bankpassen.
  2. Het gebruik van de bankpassen kan uitsluitend betrekking hebben op uitgaven die volgens de geldende regelingen voor vergoeding in aanmerking komen.
  3. Ingeval van twijfel over een correct gebruik van de bakpassen wordt dit aan het bestuur van de LGZ voorgelegd.
  4. Indien met de bankpassen kosten zijn betaald die na controle voor rekening van het desbetreffende bestuurslid zouden moeten komen, wordt aan het bestuurslid een factuur gezonden ter hoogte van het bedrag dat voor zijn rekening dient te blijven.
  5. De kascontrolecommissie van LGZ controleert jaarlijks het gebruik van de bankpassen en brengt hiervan verslag uit aan het bestuur.

Artikel 9. Verantwoording

Het bestuur legt jaarlijks tijdens de Algemene Ledenvergadering (ALV) verantwoording af over de naleving van de in deze gedragscode neergelegde gedragsregels aan de leden van LGZ.

Artikel 10. Titel

Dit besluit kan worden aangehaald als ‘Gedragscode bestuur LGZ’. Aldus vastgesteld door het bestuur van LGZ, Rotterdam, 1 december 2018